南京农业大学基本建设工程档案管理办法

作者: 时间:2019-11-25 点击数:

第一章 总 则

第一条为加强学校基本建设工程档案工作,提高基本建设工程档案的形成质量和管理水平,根据《中华人民共和国档案法》《南京市城市建设档案管理办法》等国家法规和《南京农业大学档案管理办法》,结合学校实际情况,制定本办法。

第二条本办法所称的基本建设工程档案是指在基本建设工程和30万元以上修缮工程的管理与建设活动中直接形成的,具有保存价值的文字、图表、图纸、声像等各种载体的材料。

第三条基本建设工程档案实行集中统一管理,确保工程档案的完整、准确、安全和有效利用。基本建设处负责工程档案的建档工作,按工程性质将档案分别移交至南京市城市建设档案馆和学校档案馆归档。

第四条基本建设工程档案应纳入基本建设工作计划、管理制度和相关人员的职责范围中,实现基本建设工程建档工作与项目建设同步管理。

第二章 归档范围

第五条凡是学校的建筑物、构筑物、地上地下管线等建设工程,在规划、立项、招标、勘察、设计、施工、监理、审计等管理过程中形成的,对学校和社会有参考价值和凭证作用的文件材料,均属归档范围。

第六条归档的主要内容:综合管理文件、立项文件、可行性研究文件、招标文件、设计文件、工程管理文件、施工文件、监理文件、检测文件、竣工验收文件、财务管理文件等。

第三章 档案形成与归档要求

第七条基本建设工程档案建档工作应与工程建设同步进行。工程项目在立项下达的同时应落实相关人员,参照归档范围,及时做好归档文件材料的积累和审查。

第八条基本建设工程档案应当在工程项目竣工验收后,由甲方代表按归档范围要求,及时将文件材料收集齐全完整,填写《基本建设工程档案形成说明书》,移交兼职档案员组织归档。档案材料的交接过程中,交接双方应对归档的文件材料进行清点核对,并填写交接清单,以备查考。

第九条档案验收是项目竣工验收的必备条件之一。未经档案验收或者档案验收不合格的,原则上不得进行或者通过竣工验收。

第十条学校在与有关单位签订基本建设工程的勘察、设计、施工、监理、检测及大型设备购置合同时,应设立专门条款,明确其提交相应文件材料的责任。对没有提供准确完整的文件材料者,必须在合同中约定予以追究。

第十一条归档材料必须真实准确地反映工程管理和建设的全过程,与客观实物相吻合,遵循其自然形成规律,保持其有机联系,便于保管和利用。

第十二条凡归档的文件材料原则应格式统一,字迹工整,纸质优良,图面清晰,不得使用易褪色的书写材料书写、绘制。

第十三条归档的竣工图应完整、准确、清晰、规范,真实反映项目竣工验收时的实际情况。同时,竣工图归档一般不少于壹套,竣工图的电子版应一并归档。其他文字材料、底图、底片和声像材料各归档一套。

第十四条归档文件一般应为原件,特殊情况复印件也可归档。

第十五条项目档案验收通过后,原则上应在一年之内完成向学校档案馆的移交归档工作。

第四章 管理与利用

第十六条档案馆负责对接收进馆的基本建设工程档案进行分类、编目,装盒入库,妥善保管。档案库房要采取防盗、防火、防潮、防尘、防虫、防鼠、防高温、防强光等措施,定期进行安全检查,最大限度地延长档案寿命,确保档案安全。

第十七条基本建设处、档案馆要增强服务意识,积极使用信息技术,开展基本建设工程档案数字化处理,逐步实现基本建设工程档案管理信息化,为开发利用基本建设工程档案信息资源创造便利条件。

第十八条查阅基本建设工程档案需按规定办理借阅手续。基本建设工程档案主要提供本校人员利用,若校外人员需查阅基本建设工程档案,须经基本建设处或档案馆领导审批。

第十九条基本建设工程档案原件只有一套者,原则一般不外借。如需借出,须按规定时间归还。造成基本建设工程档案丢失者,将追究当事人责任。

第二十条对建筑物已不存在的基本建设工程档案,应进行鉴定销毁。凡已失去保存价值的档案资料,按相关规定程序报学校批准,登记造册后方可销毁。保密的档案资料应按学校保密规定进行管理。

第五章 附 则

第二十一条工学院基本建设工程档案管理工作参照本办法实施。

第二十二条本办法自发布之日起施行,由基本建设处负责解释。

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